Datenschutzerklärung

Terminvereinbarung über Cal.com (externer Link)

Für die Vereinbarung von Terminen verlinken wir auf die Buchungsseite von Cal.com. Cal.com ist dabei nicht in unsere Website eingebettet; die Terminbuchung erfolgt über einen externen Link.

Aufruf der Cal.com-Seite

Wenn Sie den Link anklicken, verlassen Sie unsere Website und rufen die Seiten von Cal.com auf. Ab diesem Zeitpunkt erfolgt die Datenverarbeitung grundsätzlich im Verantwortungsbereich von Cal.com (ggf. gemeinsam mit weiteren von Cal.com eingesetzten Dienstleistern).

Welche Daten werden verarbeitet?

Im Rahmen der Terminbuchung werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

  • Name
  • E-Mail-Adresse
  • Zusätzliche Notizen (Freitext)

Zusätzlich werden bei der Nutzung des Dienstes regelmäßig technische Daten verarbeitet (z. B. IP-Adresse, Geräte-/Browserinformationen, Zugriffsdaten), soweit dies für Betrieb, Sicherheit und Bereitstellung des Dienstes erforderlich ist.

Zwecke der Verarbeitung

  • Organisation und Durchführung von Terminen/Erstgesprächen
  • Kommunikation im Zusammenhang mit der Terminbuchung (z. B. Bestätigungen/Erinnerungen)
  • Bereitstellung eines Microsoft Teams-Meeting-Links zur Durchführung des Termins

Rechtsgrundlage

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen), sofern die Terminbuchung im Zusammenhang mit einer konkreten Anfrage/Anbahnung erfolgt
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) für eine effiziente und nutzerfreundliche Terminorganisation

Erinnerungen und Benachrichtigungen (E-Mail)

Für gebuchte Termine sind E-Mail-Erinnerungen aktiviert. Dabei werden die hierfür erforderlichen Daten (insbesondere Termin- und Kontaktdaten) verarbeitet.

Videokonferenz über Microsoft Teams

Für die Durchführung von Terminen wird Microsoft Teams als Videodienst genutzt. Im Rahmen dessen können – abhängig von der konkreten Nutzung – insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

  • Stammdaten/Kontaktdaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse)
  • Meeting-Metadaten (z. B. Zeitpunkt, Dauer, Meeting-ID)
  • Kommunikationsinhalte (Audio/Video/Chat), sofern diese Funktionen genutzt werden

Kalenderintegration (Microsoft Outlook / Microsoft 365)

Der Termin wird zur Organisation und Durchführung in den Outlook-Kalender (Microsoft 365) übernommen (Kalendersynchronisation aktiv). Dadurch werden Termin- und Kontaktdaten auch innerhalb unserer Microsoft-Umgebung verarbeitet.

Hinweis: Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Microsoft wurde nach deinem aktuellen Stand nicht geschlossen.

Auftragsverarbeitung (AVV/DPA)

Ein AVV/DPA mit Cal.com wurde nicht geschlossen.

Speicherdauer

Wir löschen Termin- und Kontaktdaten, die nur im Zusammenhang mit der Terminbuchung/Erstgesprächsanbahnung verarbeitet werden, spätestens nach 30 Tagen, sofern daraus keine weitere Geschäftsbeziehung entsteht. Sofern es zu einer weiteren Zusammenarbeit kommt, kann eine längere Speicherung zur Vertragsdurchführung, Dokumentation und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich sein.